社内ポータルサイトを成功させる鍵は、構築時の要件定義で目的と道筋を明確にすることです。本記事では、要件定義が重要とされる理由、具体的な6つの手順、構築の流れ、そして代表的な機能までを解説します。
WHATそもそも社内ポータルサイトとは
社内ポータルサイトとは、企業内の情報を集約した社内限定で閲覧できる情報サイトです。業務マニュアルや勤怠管理など重要情報を安全に共有でき、情報共有のしやすさと業務効率化から、多くの企業が導入を進めています。
REQUIREMENT要件定義とは
要件定義とは、実現したい内容をもとに具体的な方針を決める作業です。目的や必要な機能を洗い出し、どう進めるかを決めます。方向性に沿った社内ポータルを作るうえで、最も重要な過程です。
WHY要件定義が重要とされる理由
要件定義が重要な2つの理由：効果面とコスト面
運用目的を明確にすれば効果を最大化でき、必要な機能を目的に沿って用意できます。また道筋を立てることで全体のコストを抑えられ、予想外の事態が起きても原因追及や軌道修正がしやすくなります。
STEPS社内ポータルサイト構築における要件定義の6手順
要件定義の6ステップ
まず社内の課題から目的・ゴールを定め、従業員や経営者などステークホルダーにヒアリング。現状の業務・情報フローを整理し、課題を整理して合意形成します。目的・課題に沿って必要機能を整理・優先順位づけし、最後に指針となる要件定義書を発行します。一貫性があり従業員の意見も反映した内容にすることが重要です。
FLOW社内ポータルサイト構築の流れ
設計
UXを重視した公開/管理画面設計見やすさより使いやすさを優先
開発
アクセス・閲覧制限の設定が必要想定以上に時間がかかる可能性も
テスト・検証
入念な動作確認権限制御は特に念入りに。2〜3ヶ月要する場合も
導入
万一に備えた体制で導入直後もテストして確認
運用・改善
最新情報の更新と継続改善不具合・不満点を改善し良い状態を保つ
FUNCTIONS社内ポータルサイトの代表的な7機能
社内ポータルにあると便利な代表的な機能
CONCLUSIONまとめ
社内ポータルサイトの構築で、要件定義は重要な役割を果たします。目的設定だけでなく、課題解決や関係者の合意など、従業員や関係者を巻き込んで進めることが大切です。構築する側も利用する側も納得できる社内ポータルを目指しましょう。
株式会社エムズは、要件定義から構築・運用まで一貫して支援します。アクセス制御などセキュリティ面に強いのも自社開発の強みです。社内ポータルの構築をご検討の際はご相談ください。
要件定義はなぜそんなに重要なのですか？
目的が曖昧なまま進めると、不要な機能で費用が膨らんだり、完成後に使われないサイトになりがちです。要件定義で目的・機能・優先順位を固めることが、効果とコストの両面で効いてきます。
社内ポータルに最低限必要な機能は？
情報共有・お知らせ、資料/文書管理、スケジュール管理が基本です。目的に応じてワークフロー・チャット・人事管理などを追加します。
構築にどのくらい期間がかかりますか？
規模によりますが、アクセス制限や権限制御の検証に2〜3ヶ月かかる場合もあります。要件定義を丁寧に行うことで、全体の手戻りと期間を抑えられます。