社内ポータルサイトを成功させる鍵は、構築時の要件定義で目的と道筋を明確にすることです。本記事では、要件定義が重要とされる理由、具体的な6つの手順、構築の流れ、そして代表的な機能までを解説します。
WHATそもそも社内ポータルサイトとは
社内ポータルサイトとは、企業内の情報を集約した社内限定で閲覧できる情報サイトです。業務マニュアルや勤怠管理など重要情報を安全に共有でき、情報共有のしやすさと業務効率化から、多くの企業が導入を進めています。
REQUIREMENT要件定義とは
要件定義とは、実現したい内容をもとに具体的な方針を決める作業です。目的や必要な機能を洗い出し、どう進めるかを決めます。方向性に沿った社内ポータルを作るうえで、最も重要な過程です。
WHY要件定義が重要とされる理由
運用目的を明確にすれば効果を最大化でき、必要な機能を目的に沿って用意できます。また道筋を立てることで全体のコストを抑えられ、予想外の事態が起きても原因追及や軌道修正がしやすくなります。
STEPS社内ポータルサイト構築における要件定義の6手順
まず社内の課題から目的・ゴールを定め、従業員や経営者などステークホルダーにヒアリング。現状の業務・情報フローを整理し、課題を整理して合意形成します。目的・課題に沿って必要機能を整理・優先順位づけし、最後に指針となる要件定義書を発行します。一貫性があり従業員の意見も反映した内容にすることが重要です。
FLOW社内ポータルサイト構築の流れ
設計
UXを重視した公開/管理画面設計開発
アクセス・閲覧制限の設定が必要テスト・検証
入念な動作確認導入
万一に備えた体制で運用・改善
最新情報の更新と継続改善FUNCTIONS社内ポータルサイトの代表的な7機能
CONCLUSIONまとめ
社内ポータルサイトの構築で、要件定義は重要な役割を果たします。目的設定だけでなく、課題解決や関係者の合意など、従業員や関係者を巻き込んで進めることが大切です。構築する側も利用する側も納得できる社内ポータルを目指しましょう。
社内ポータルの要件定義でつまずきやすいのは、「あれもこれも」と機能を盛り込みすぎることです。「過ぎたるは及ばざるがごとし」——エムズは業務の棚卸しから入り、本当に必要な機能だけを見極めて業務システムのWeb化として形にします。アクセス制御などセキュリティ面を自社開発で担保できるのも強みです。要件を絞り込むほど、使われ続ける社内ポータルになります。